Reduza Riscos e Proteja sua Empresa com uma Abordagem Estratégica na Gestão de Contratos
Contratos são usados para reduzir riscos em transações comerciais. Eles proporcionam certeza, responsabilizam as partes e oferecem proteção legal para empresas que entram em acordos. Contudo, contratos também podem apresentar riscos. Este artigo explora o que é risco de contrato, como ele se manifesta e como a gestão de risco de contrato pode ajudar.
Gestão de risco de contrato é o processo de avaliar o risco contido em um contrato e tomar medidas conscientes para mitigá-lo. Quando falamos aqui em gestão contratual, trataremos majoritariamente de gestão de contratos com clientes e fornecedores.
Ainda que não seja possível eliminar todos os riscos associados a contratos, é possível minimizá-los seguindo processos de revisão minuciosos e estabelecendo salvaguardas durante o seu processo de elaboração.
Quais os tipos mais comuns de riscos na gestão contratual?
Para fins didáticos, os riscos na gestão contratual podem ser categorizados majoritariamente nos tipos indicados abaixo:
Risco | Como Ocorrem? |
Risco Financeiro | Normalmente surgem quando conteúdos ou gestões inadequadas levam a perdas ou danos financeiros. Incluem perder negócios devido a datas chave não cumpridas, renovações automáticas indesejadas, término de contrato, compensações por falhas em atingir marcos, reclamações, garantias ou atrasos na entrega |
Value Leakage ou “vazamento de valor” | "Vazamento de valor" em contratos ocorre quando as partes não atingem os benefícios esperados, sejam financeiros ou estratégicos. Isso pode ser devido a contratos mal estruturados ou falhas no monitoramento e/ou na comunicação, resultando em perdas financeiras e danos às relações comerciais. É uma falha do contrato em gerar o valor prometido, levando a resultados negativos e impactando a posição financeira da empresa. |
Prazos de renovação perdidos | Perda de prazo de renovação de contrato pode levar à renovação automática indesejada, resultando em custos extras e inesperados. Este é um risco comum em empresas que não acompanham seus contratos efetivamente e periodicamente. |
Violação de contrato | Ocorre quando uma parte não cumpre com as promessas do contrato, como não entregar mercadorias na data acordada. Consequências incluem ações legais custosas, rompimento de relações comerciais e dano à reputação. |
Risco reputacional | Ocorre quando uma empresa é retratada de forma negativa ou é discutida em um contexto ruim. Incluir termos controversos ou razoáveis em um contrato é uma maneira de o risco reputacional ocorrer. É importante lembrar que o dano à reputação causado por contratos pode ter um efeito cascata em outros objetivos de negócios, como de receita e contratação. |
Risco de confidencialidade | Falhas na proteção de contratos e de seus dados internos representam um risco significativo. O armazenamento inseguro pode expor informações confidenciais, resultando em ações legais, perda de confiança e potencial perda de clientes. |
8 ações para reduzir riscos na gestão contratual
1. Atenha-se às capacidades da empresa
Ao negociar um contrato, é essencial manter expectativas realistas sobre as capacidades da sua empresa. Prometer mais do que pode ser entregue pode, na melhor das hipóteses, levar à frustração e, na pior, ao descumprimento contratual. Resistir à tentação de oferecer termos ambiciosos para assegurar um acordo é crucial para evitar riscos legais.
Para assegurar a viabilidade das promessas feitas, é recomendável a integração e consulta das partes interessadas relevantes no início do processo, promovendo um alinhamento entre as promessas e os recursos disponíveis da empresa.
2. Aloque eficientemente os riscos
As transferências de risco contratual têm como objetivo atribuir a responsabilidade (financeira ou de outra natureza) pelas exposições ao risco a uma das partes ou a outra. A transferência de risco contratual pode aliviar a pessoa ou a organização originalmente responsável pelo risco (o "transferidor") ao atribuí-lo a uma ou mais contrapartes do contrato (os "cessionários").
Dentro de um contrato, a transferência de risco é principalmente realizada através de uma combinação de cláusulas de indenização/proteção contra danos, limitação de responsabilidade e renúncia de sub-rogação.
A menos que circunstâncias específicas ditem que uma parte do contrato integralmente as consequências financeiras de um evento negativo, é altamente recomendado que os contratos sejam estruturados para alocar a responsabilidade pelo risco à parte que o cria e/ou está mais bem posicionada para mitigar seu impacto.
3. Preveja Indenizações para Proteções contra Danos
Uma cláusula de indenização obriga uma parte (o "indenizador") a compensar a outra parte (o "indenizado") por perdas ou danos (lesões físicas ou monetárias) causados por essa outra parte. Em sua forma mais pura, a indenização visa salvar uma parte das consequências legais ou do desembolso de dinheiro para custos de defesa, danos etc., transferindo assim toda ou parte da responsabilidade pelo pagamento à parte que causou os danos. Cláusulas de indenização são frequentemente intimamente ligadas a representações ou garantias, que são promessas de que coisas específicas são de certa maneira.
4. Limite a Responsabilidade
Outra maneira efetiva de gerenciar risco de contrato é usar cláusulas de limitação de responsabilidade. Como e quando elas devem ser usadas podem variar entre diferentes tipos de contratos. Às vezes referida como um limite de danos, busca limitar o valor pagável em danos por uma violação, restringir os tipos de perda recuperável ou os recursos disponíveis, ou impor um curto período no qual os danos são recuperáveis. É comum basear o limite em uma porcentagem do valor do contrato.
No entanto, essas cláusulas podem ser usadas para impor um limite no valor dos danos que uma contraparte pode pedir no caso de negligência ou violação. Alternativamente, elas podem ser usadas para excluir responsabilidade em certas circunstâncias. De qualquer forma, cláusulas de limitação de responsabilidade podem reduzir o risco de contrato ao limitá-lo.
5. Padronize seus contratos
Padronizar os instrumentos contratuais é uma abordagem altamente eficaz para reduzir os riscos contratuais para controle em uma escala ampla. Essa prática promove a uniformidade em toda a documentação legal e ajuda a evitar falhas dispendiosas, especialmente quando as equipes de negócios lidam diretamente com contratos.
6. Estabeleça fluxos de aprovação de contrato
Estabelecer fluxos de aprovação de contrato é uma ótima estratégia para gestão de contratos com clientes e fornecedores. Uma maneira de fazer isso é configurando um fluxo de aprovação onde partes interessadas seniores são solicitadas a aprovar o conteúdo de um contrato antes que ele possa ser enviado para assinatura.
Esta estratégia reduz o risco de contratos progredirem sem a supervisão necessária (diretores, vice-presidentes, gestores etc.). Além disso, ajuda a garantir que contratos de alto valor sejam revisados minuciosamente antes de serem compartilhados com a contraparte. Isso, por sua vez, reduz o risco de contrato.
7. Centralize e Integre Sistemas de Controle
Esta abordagem centralizada para gerenciar dados contratuais permite uma visão holística e atualizada de todos os contratos em vigor e dos respectivos ciclos de vida contratuais, facilitando o monitoramento e a análise de termos, obrigações e prazos.
O gerenciamento eficaz envolve o monitoramento rigoroso e a gestão ativa de todas as datas-chave e prazos estabelecidos nos contratos. Ter um sistema organizado para rastrear prazos de entrega, datas de renovação e outros marcos importantes ajuda a evitar o descumprimento dos termos contratuais e as consequências adversas que podem advir, como multas ou perda de oportunidades. Ao integrar as informações em um único sistema, as empresas podem identificar proativamente possíveis áreas de risco, como cláusulas ambíguas ou prazos iminentes, permitindo uma ação preventiva e a tomada de decisões informadas.
Manter um controle efetivo dos prazos não só protege a empresa contra riscos legais e financeiros, mas também fortalece a confiança e a credibilidade junto a parceiros e clientes, facilita a negociação de prazos de pagamento, bem como o recebimento dos insumos necessários.
8. Implemente uma Abordagem de Revisão Minuciosa
Para mitigar riscos contratuais de forma eficaz, é essencial implementar uma abordagem técnica, estratégica e minuciosa na revisão dos instrumentos contratuais. Isso envolve promover processos de revisão detalhados, com o apoio de assessoria jurídica especializada, para garantir que todos os aspectos legais e de negócios sejam abordados com precisão. É fundamental que os contratos sejam redigidos de maneira clara e compreensível, evitando ambiguidades que possam levar a interpretações errôneas.
Além disso, é importante identificar e corrigir quaisquer erros no contrato, sejam eles de natureza técnica ou conceitual, para assegurar que não haja desequilíbrios ou injustiças. A alocação justa dos riscos contratuais entre as partes envolvidas é outro ponto crucial, pois contribui para um ambiente de negócios mais equilibrado e prevenção de conflitos futuros.
Por fim, é sempre recomendável contar com o auxílio de especialistas na área para a implementação adequada destes e de outros instrumentos organizacionais e jurídicos.
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